3 + 1 krok, jak sladit databázi e-mailových kontaktů s GDPR

Nařízení EU o ochraně osobních údajů upravuje mimo jiné i e-mailovou komunikaci se zákazníky. Pokud vlastníte ve vaší společnosti databázi kontaktů, jimiž zasíláte newslettery, budete ji muset k 25. květnu sladit s novými pravidly

Používáte pro komunikaci se zákazníky také zasílání e-mailů? Pak i na vaši databázi kontaktů se od konce května v souvislosti se vstupem GDPR v platnost budou vztahovat nová pravidla.

Pokud jde o e-mailing, zaměřuje se nové nařízení o ochraně osobních údajů zejména na souhlas zákazníků se zasíláním newsletterů a obchodních nabídek. V tomto ohledu vám pravděpodobně nezbyde nic jiného než své kontakty roztřídit a pročistit. Připravili jsme pro vás návod, jak si tuto práci co nejvíce zjednodušit.

1. Rozdělte si zákazníky dle jejich aktivity
Abyste mohli osobní údaje svých zákazníků včetně e-mailových adres ponechat v databázi, potřebujete k tomu mít zákonný důvod. Za tímto účelem tak své kontakty roztřiďte dle jejich aktivity. Můžete přitom využít jejich rozdělení na aktivní, neaktivní a ostatní.

Aktivní zákazníci u vás alespoň jednou nakoupili a souhlasili s odesíláním nabídek (či uzavřeli smlouvu). Kontaktům v této skupině nadále můžete zasílat newslettery, aniž byste od nich museli získat souhlas znovu. V případě, že však tyto kontakty budete chtít využít pro jiné účely, souhlas potřebovat budete. Nadále přitom platí, že i tito zákazníci musí být při každém kontaktu informováni o možnosti se z odběru e-mailů odhlásit.

Neaktivní zákazníci jsou ti zákazníci, kterým stále zasíláte e-maily, jejich reakce je však nulová – nenakupují, e-maily neotvírají. Popřemýšlejte, zda takové kontakty nebude lepší rovnou vymazat. Variantou pak bude zahrnout je do databáze pro opětovné získání souhlasu.

Ostatní zákazníci jsou návštěvníci vašich stránek, kteří se nechali zařadit do e-mailové databáze, třeba na základě vyplnění formuláře, aniž by kdy uzavřeli smlouvu nebo na vašem e-shopu nakoupili. Od nich bude k 25. květnu rozhodně nutné souhlas získat znovu.

2. Vymyslete kampaň, jak znovu získat souhlas
Jakmile si zákazníky rozdělíte, připravte si akci, pomocí které oslovíte tu skupinu kontaktů, od níž vám souhlas chybí. Vymyslete například kampaň, v níž zákazníky za obnovení souhlasu nějakým způsobem odměníte, například slevou na nákup, bonusovými body nebo kurzem zdarma.

Stejně tak byste se v tomto e-mailu měli stručně představit a popsat výhody, které odběratelé získají. Naprosto nezbytné bude přidat do zprávy odkaz na vaše „Zásady zpracování osobních údajů“. Nezapomeňte, že i v tomto e-mailu musí být možnost se z odběru newsletterů odhlásit.

3. Nesouhlasící zákazníky smažte
Kontakty na zákazníky, kteří vám do 25. května souhlas znovu neudělí, budete muset po tomto datu ze své databáze vymazat. Bude to bolestivé, ale pro fungování vaší marketingové komunikace v souladu se zásadami Nařízení o ochraně osobních údajů nezbytné. V kontaktech tak budete mít pouze ty zákazníky, kteří mají zájem s vámi komunikovat a udržovat vztah.

4. Poděkujte
Všem zákazníkům, kteří vám souhlas s odběrem znovu udělili, nezapomeňte poděkovat. Splňte, co jste slíbili – zašlete slevový kupón, přičtěte body, pozvěte na kurz.

V případě, že během pročišťování databáze narazíte na nějaký zádrhel, neváhejte se na nás obrátit. Na změny související s GDPR se specializujeme, rádi tak poradíme i vám.